Betriebs­kos­ten­ab­rechnung: Wie Sie sich wehren können

Nebenkosten sind für viele Haushalte zur zweiten Miete geworden. Wenn die Abrechnung ins Haus flattert, stehen oft drei- oder vierstellige Beträge darauf – und ein Teil davon ist nicht selten schlicht falsch. Wer direkt ohne Prüfung zahlt, verzichtet daher oft auf viel Geld.

„Viele Betriebs­kos­ten­ab­rech­nungen wirken auf den ersten Blick unauffällig, halten aber einer genaueren Prüfung nicht stand“, weiß Rechts­anwalt Thomas Pliester, Mitglied des Geschäfts­füh­renden Ausschusses der Arbeits­ge­mein­schaft Mietrecht und Immobilien im Deutschen Anwalt­verein (DAV).

Knackpunkte können etwa unzulässige Kostenarten, fehlende Belege oder eine falsche Heizkos­ten­ver­teilung sein. „Wer gezielt auf Schwach­stellen schaut, bei Ungereimt­heiten Belege­insicht verlangt und fristgemäß gegen fehlerhafte Abrech­nungen vorgeht, kann Nachfor­de­rungen in manchen Fällen deutlich senken oder ganz vermeiden“, sagt Miet- und Wohnungs­ei­gen­tumsrecht-Fachanwalt Pliester.

Was sollte in einer Betriebs­kos­ten­ab­rechnung enthalten sein?

Gibt es keine anderweitigen Verein­ba­rungen, sollten in der Abrechnung bei einem Gebäude mit mehreren Wohnungen mindestens folgende Angaben enthalten sein:

• Zusammenstellung der Gesamtkosten
• Angabe und Erläuterung der zugrunde gelegten Verteilerschlüssel
• Berechnung des Anteils des Mieters
• Abzug der geleisteten Vorauszahlungen

Welche Kosten zählen als Betriebs­kosten?

Betriebs­kosten sind regelmäßig anfallende Ausgaben für den laufenden Betrieb eines Hauses. Der Vermieter darf diese mittels der Betriebs­kos­ten­ab­rechnung auf Mieter verteilen. „Einmalige Reparaturen oder Mängel­be­sei­ti­gungen gehören aber nicht dazu“, stellt Rechts­anwalt Pliester klar.

Grundsätzlich gilt: Mieter müssen nur Betriebs­kosten zahlen, die auch im Mietvertrag vereinbart wurden. Daher kann sich ein Abgleich lohnen.

Diese Kosten dürfen unter anderem in die Betriebs­kos­ten­rechnung aufgenommen werden (§ 2 BetrKV):

• Grundsteuer
• Heizungs-, Wasser- und Warmwasserkosten
• Kosten für einen Aufzug
• Müllabfuhr, Straßenreinigung und Entwässerung
• Beleuchtung gemeinschaftlich genutzter Flächen (z.B. Hausflur, Keller, Hof)
• Schornsteinreinigung und Gartenpflege
• Hauswart/Hausmeister
• Betrieb und Instandhaltung einer Gemeinschafts-Antennenanlage oder einer Breitbandnetz-Verteilanlage
• Hausreinigung und laufende bzw. vorbeugende Ungezieferbekämpfung
• Betrieb und Instandhaltung von Waschmaschinen und Trocknern in Gemeinschaftsräumen
• Sach- und Haftpflichtversicherungen
• sonstige Betriebskosten, die im Mietvertrag als umlagefähig vereinbart wurden

Wer also für andere Leistungen zahlen soll, generell Zweifel an der Richtigkeit der Abrechnung hat oder einfach genauer nachvoll­ziehen will, wie es zu der geforderten Summe kommt, muss sich an den Vermieter wenden. Dabei muss diesem aber keinesfalls böse Absicht unterstellt werden – Fehler können sich auch aus Versehen einschleichen.

„Mieter können Belege­insicht fordern“, erklärt Rechts­anwalt Pliester. „Dazu zählen Rechnungen und Zahlungs­belege.“ Bis dies erfolgt ist, darf er eine Nachzahlung vorläufig zurück­halten.

Häufige Fehler in Nebenkos­ten­ab­rech­nungen

• Verwaltungskosten sind nie Betriebskosten, also muss der Mieter diese auch nicht zahlen. Hierzu gehören etwa Bankgebühren, das Porto, aber auch Telefonkosten oder jene für die Hausverwaltung.
  
  
• Wartungskosten sollten genau angeschaut werden. Wartungsarbeiten wie jene am Fahrstuhl zählen zwar zu den Betriebskosten, doch verbergen sich hinter dem Begriff hin und wieder auch Reparaturkosten, für die der Vermieter alleine aufkommen muss. Eine Aufschlüsselung dieser Kosten kann verlangt werden, wie das BGH 2008 entschied (AZ: VIII ZR 27/07).
  
  
• Doppelberechnung ist etwa beim Hausmeister möglich. So zählen einzelne Arbeiten zu dessen Aufgaben (Treppenhausreinigung, Pflege des Hofs). Sollte hierfür ein externer Dienstleister beauftragt worden sein und wird er zusätzlich zum Hausmeister abgerechnet, kann man sich dagegen wehren.
  
  
• Wohnungen werden anteilig berechnet. Sollten Wohnungen leer stehen, muss der Vermieter für die Betriebskosten in diesen vier Wänden aufkommen. Dies hat der BGH 2006 in einem Urteil klargestellt (AZ: VIII ZR 159/05). Gleiches gilt natürlich auch, wenn der Vermieter selber eine Wohnung im Haus bewohnt. Bis auf wenige Ausnahmen ist die Änderung des vereinbarten Verteilungsschlüssels nur mittels einer Vertragsänderung möglich, für die aber die Zustimmung des Mieters notwendig ist.

Heizkosten als Spezialfall

Hohe Heizkosten müssen Mieter nicht immer einfach so akzeptieren. Es gibt mehrere konkrete Hebel, mit denen sie ihre Abrechnung prüfen und Kosten senken oder gegebe­nenfalls anfechten können.

Stimmen die Vertei­lungs­regeln?

Bei einer zentralen Heizungs­anlage müssen die Heizkosten immer in einen Verbrauchsteil und Grundkosten aufgeteilt werden. Zwischen 50 und 70 Prozent der Gesamt­kosten müssen nach dem gemessenen Verbrauch verteilt werden (§ 7 HeizkostenV). Der Rest läuft als Grundkosten – meist nach Wohn- oder Nutzfläche. Das gilt auch für Warmwasser.

Für Gebäude, die bestimmte Energie-Standards nicht erreichen, schreibt die Heizkos­ten­ver­ordnung vor, dass mindestens 70 Prozent der Kosten verbrauchs­ab­hängig abzurechnen sind.

„In der Abrechnung muss klar erkennbar sein, welcher Schlüssel gilt – zum Beispiel: 30 Prozent Grundkosten, 70 Prozent Verbrauch“, erklärt Rechts­anwalt Pliester. Liegt der Verbrauchs­anteil außerhalb des zulässigen Rahmens oder werden Heizkosten nur nach Fläche verteilt, verstößt das gegen die Heizkos­ten­ver­ordnung. Solche Vertei­ler­schlüssel sind grundsätzlich anfechtbar und können ein Kürzungsrecht auslösen.

Monatliche Verbrauchs­in­for­ma­tionen:

Sind Heizkosten- oder Warmwas­ser­zähler fernab­lesbar, muss der Vermieter monatlich über den eigenen Verbrauch informieren. Das heißt konkret: Diese Geräte lassen sich aus der Ferne ablesen, ohne dass jemand die Wohnung betreten muss, üblicherweise per Funk. Das schafft Transparenz, hilft beim Sparen und ist Pflicht. Fehlen diese Infos, gilt dies als formaler Mangel bei der Abrechnung (§ 6a HeizkostenV).

Kürzungen bei Verstößen durch den Mieter:

Wenn nicht nach Verbrauch abgerechnet wurde, darf der Mieter 15 Prozent von seinem eigenen Heizkos­ten­anteil abziehen (§ 12 HeizkostenV). Zusätzlich darf er je 3 Prozent kürzen, wenn

• keine fernablesbare Zähler verbaut sind oder
• keine monatlichen Verbrauchsübersichten trotz solcher Zähler bereitgestellt wurden.

„Wichtig dabei ist: Die Kürzungen erfolgen nicht automatisch“, stellt Rechts­anwalt Pliester klar. „Der Mieter muss sie selbst geltend machen und bei der Zahlung oder in einer separaten Mitteilung begründen.“

Wirtschaft­lich­keitsgebot:

Vermieter sind zur Einhaltung des Wirtschaft­lich­keits­gebots verpflichtet. Das heißt: Nur Kosten mit angemessenem Preis-Leistungs-Verhältnis dürfen weiter­gegeben werden (§ 556 Abs. 3 BGB). Deutlich überteuerte Verträge (z. B. bei Hausmeister, Reinigung, Versiche­rungen, Entsorgung) können beanstandet werden. Das heißt jedoch nicht, dass Vermieter stets das billigste Angebot wählen müssen. Sie haben einen gewissen Entschei­dungs­spielraum und dürfen bei der Auswahl von Dienst­leistern auch andere Kriterien berück­sichtigen – etwa positive Erfahrungen aus der Vergan­genheit oder Zuverläs­sigkeit.

„Es gibt keine feste Grenze, ab wann etwas als unwirt­schaftlich gilt“, schränkt Rechts­anwalt Pliester ein. Entscheidend ist immer der Einzelfall: Liegen die Kosten deutlich über dem, was örtlich üblich ist, und gibt es dafür sachliche Gründe? „Die Beweislast liegt hier beim Mieter. Eine pauschale Behauptung, die Kosten seien zu hoch, genügt nicht“, erklärt der Fachanwalt für Miet- und Wohnungs­ei­gen­tumsrecht weiter. Stattdessen muss der Mieter konkrete Nachweise erbringen – etwa durch Vergleichs­an­gebote.

So gehen Mieter am besten vor:

• Existiert eine Auflistung und Beschreibung der Leistungen, sollten Mieter Einsicht in die Belege verlangen und als Grundlage für Vergleichsanfragen nutzen.
• Betriebs- oder Heizkostenspiegel können erste Anhaltspunkte liefern, ob sich weitere Nachfragen lohnen. Allerdings sind dies nur Mittelwerte, die Gerichte oft nicht als alleinigen Nachweis akzeptieren.
• Konkrete Vergleichsangebote für die Leistungen sind aussagekräftiger und vor Gericht meist erforderlich.

CO₂-Kosten richtig verteilt?

Seit 1. Januar 2023 tragen Vermieter einen Teil der CO₂-Kosten fürs Heizen mit. Wie groß der Vermieter-Anteil ist, hängt vom Zustand des Hauses ab: Bei sehr energie­ef­fi­zienten Häuser zahlen Mieter die CO₂-Kosten komplett, bei sehr ineffi­zienten Häusern muss hingegen der Vermieter den Großteil tragen.

Auf der Abrechnung muss die Stufe des Gebäudes stehen und welche Prozente auf Vermieter und Mieter entfallen – samt Berech­nungs­grundlage. Fehlt das oder wird einem Mieter pauschal 100 % in einem offensichtlich älteren Haus berechnet, kann dieser eine Korrektur verlangen.

In manchen Fällen kann der Vermieter-Anteil jedoch gesetzlich halbiert oder ganz aufgehoben werden, etwa bei denkmal­schutz­recht­lichen Beschrän­kungen oder kommunalem Fernwärme-Anschlusszwang (§ 9 CO2KostAufG). Dies muss der Vermieter dann dem Mieter gegenüber klar begründen und belegen.

Vor der Entscheidung: Energie­ausweis prüfen

Vor der Vertrags­un­ter­schrift sollten Mieter sich den Energie­ausweis vorlegen lassen. Das Dokument informiert verpflichtend über die Effizi­enz­klasse und den energe­tischen Zustand des Gebäudes.

„Dabei ist es empfeh­lenswert, auch auf die konkreten Energie­kennwerte und Moderni­sie­rungs­vor­schläge zu achten“, rät Rechts­anwalt Pliester. „All das kann dabei helfen, später unerwartet hohe Nebenkosten zu vermeiden.“

Zu hohe Nebenkosten: Wie Mieter vorgehen sollten

• Einjah­resfrist zum Widerspruch

Zunächst muss die Frist zum Widerspruch eingehalten werden, um überhaupt gegen Betriebs­kos­ten­rech­nungen vorzugehen. Der Vermieter muss die Betriebs­kos­ten­ab­rechnung spätestens zwölf Monate nach Ablauf des Abrech­nungs­zeitraums an den Mieter senden – meist also bis zum Ende des Folgejahres.

Gleich­zeitig gilt: Der Mieter hat anschließend wiederum ein Jahr nach Erhalt Zeit, um gegen womöglich zu hohe Betriebs­kosten vorzugehen. „Dabei ist es nicht ausschlag­gebend, ob der fällige Betrag bereits an den Vermieter überwiesen worden ist“, sagt Rechts­anwalt Pliester. „Eine Zahlung gilt hier keinesfalls als Schuld­ein­ge­ständnis.“

Die Frist gilt übrigens auch dann, wenn in der Abrechnung Kosten aufgeführt sind, die rechtlich gesehen gar keine Betriebs­kosten sind. Beanstandet der Mieter diese nicht innerhalb von zwölf Monaten, so kann der Betrag grundsätzlich nicht mehr zurück­ge­fordert werden. Das entschied der BGH in Mai 2016 (AZ: VIII ZR 209/15).

Es gibt auch die Möglichkeit, den Abrech­nungs­zeitraum einmalig zu verlängern – sofern beide Seiten zustimmen. Das kann der Fall sein, wenn etwa auf eine kalender­jährliche Abrechnung umgestellt werden soll – also Januar bis Dezember statt April bis März. Eine einseitige Verlän­gerung durch den Vermieter ist dagegen nicht zulässig (BGH, 27.7.2011, AZ: VIII ZR 316/10).

• Recht auf Einsicht in die Original­belege

Ohne in die Original­belege zu schauen, kann ein Mieter schwer mögliche Fehler in der Rechnung nachweisen. Der Vermieter muss dem Mieter Einsicht in die Rechnungen und Zahlungs­belege gewähren, sollte dieser Zweifel an deren Richtigkeit haben, wie der BGH im Dezember 2020 bestätigte. Wird ihm das verweigert, darf der Mieter die Zahlung in dieser Zeit zurück­halten (AZ: VIII ZR 118/19).

Seit 1. Januar 2025 dürfen Vermieter die Belege zur Betriebs­kos­ten­ab­rechnung auch digital bereit­stellen (§ 556 Abs. 4 BGB). Die Unterlagen können nun zum Beispiel auch per E-Mail, über ein Online­portal oder am Computer des Vermieters eingesehen werden. Wichtig ist, dass Mieter die Belege vollständig prüfen und bei Bedarf speichern oder ausdrucken können – in welcher technischen Form sie bereit­ge­stellt werden, ist offen.

Der Mieter hat grundsätzlich das Recht, die Originale einzusehen. Dafür muss er kein besonderes Interesse nachweisen. In begründeten Ausnah­me­fällen muss der Vermieter lediglich Kopien oder eingescannte Dokumente vorlegen. Dies entscheidet ein Gericht aber im Einzelfall (BGH, 15.12.2021, AZ: VIII ZR 66/20).

Die Einsicht findet üblicherweise vor Ort beim Vermieter statt. Mieter haben keinen grundsätz­lichen Anspruch darauf, dass ihnen Kopien der Belege zugesandt werden (BGH, 13.04.2010, AZ: VIII ZR 80/09). Etwas anderes gilt nur im Ausnah­mefall, etwa wenn eine Einsicht vor Ort für den Mieter unzumutbar ist.

• Fachkundige Unterstützung – und zur Not der Gang vor Gericht

Hier weist Rechts­anwalt Thomas Pliester aber darauf hin, dass sich diese Mühe lohnen muss: „Wenn es sich um kleine Beträge handelt, geht die Kosten-Nutzen-Rechnung womöglich nicht auf. Denn die Belege sind oft schwer nachzu­voll­ziehen.“ Und dann braucht es meist fachkundige Unterstützung. Sollte sich der Vermieter weigern, von Zahlungs­for­de­rungen seinerseits zurück­zu­weichen, bleibt schließlich noch der Gang vor Gericht.

Für die Folgejahre: Anpassungen der Betriebs­kosten durch den Vermieter

Sollten Betriebs­kosten nachzu­zahlen sein – und sind diese korrekt aufgeführt – kommt es häufig vor, dass Vermieter für das Folgejahr diese Zahlen als Grundlage nehmen, um den monatlichen Abschlag zu erhöhen. Das hat den Vorteil, dass nicht auf einmal ein ganzer Schwung Geld überwiesen werden muss, sondern sich die Summe auf zwölf Monate verteilt.

Auch Mieter können den Vermieter um diesen Schritt bitten, sollte dieser ihn nicht von sich aus ergreifen. Das ist sogar ein ausdrück­liches Recht: Weist die Abrechnung ein Guthaben aus oder waren die Voraus­zah­lungen offensichtlich zu hoch, können Mieter eine Senkung der Voraus­zah­lungen verlangen. Wichtig: Die Höhe muss sich an den voraus­sichtlich tatsäch­lichen Kosten orientieren.

Praxis-Tipps:

• Form: Eine kurze Erklärung per Brief oder E-Mail reicht (§ 560 BGB). Darin sollte man den Bezug zur letzten Abrechnung herstellen und den neuen Monatsbetrag nennen.
  
  
• Berechnung: Als Faustformel für den monatlichen Vorauszahlungsbetrag eignet sich ein Zwölftel der zuletzt abgerechneten Jahreskosten, angepasst um konkret belegbare Veränderungen für das laufende Jahr. Pauschale „Sicherheitsaufschläge“ sind hingegen nicht zulässig (BGH, 28.9.2011, AZ: VIII ZR 294/10).
  
  
• Zeitpunkt: Die Anpassung ist auch dann möglich, wenn die nächste Abrechnungsperiode schon begonnen hat oder sogar abgelaufen ist – sie gilt aber nie rückwirkend.

Checkliste: Betriebs­kos­ten­ab­rechnung prüfen

1. Formale Mindest­angaben

• Gesamtsumme pro Kostenart (z.B. alle Heiz-, Wasser-, Müllkosten für das Haus)
• klarer Verteilerschlüssel
• berechneter Anteil der Wohnung
• Abzug der geleisteten Vorauszahlungen

2. Typische Fehler­quellen

• Verwaltungskosten (Bankgebühren, Porto, Telefon etc.)
• einmalige Reparaturen unter „Wartung“ versteckt
• Posten doppelt abgerechnet
• Kosten für leerstehende Wohnungen auf Mieter umgelegt
• „sonstige Betriebskosten“ zu ungenau oder nicht im Mietvertrag vereinbart

3. Heizkosten / Warmwas­ser­kosten

• bei Zentralheizung: 50-70% nach Verbrauch, Rest Grundkosten
• bei bestimmten Gebäuden: mindestens 70% nach Verbrauch
• Warmwasserkosten ebenfalls mit Verbrauchsanteil
• Verteilerschlüssel klar ausgewiesen
• bei Verbau fernablesbarer Heiz- oder Warmwasserzähler müssen monatliche Infos zum eigenen Verbrauch zur Verfügung gestellt werden
• bei Fehlen dieser monatlichen Verbrauchs-Infos sind Kürzungen möglich

4. CO₂-Kosten

• Stufe des Gebäudes und Aufteilung Mieter/Vermieter müssen in der Abrechnung stehen
• Prozentanteile und Berechnungsgrundlage prüfen
• bei offensichtlich unplausibler Verteilung schriftlich Korrektur verlangen

5. Belege­insicht nutzen

• bei Zweifeln Einsicht in Rechnungen und Zahlungsbelege verlangen
• Einsicht grundsätzlich in Originale, meist vor Ort beim Vermieter oder Verwalter
• Kopien/Scans nur in begründeten Ausnahmefällen ausreichend
• bei Verweigerung der Einsicht kann die Zahlung bis zur Klärung zurückgehalten werden

6. Fristen im Auge behalten

• Vermieter: Abrechnung spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums
• Mieter: Einwendungen 12 Monate lang möglich ab Zugang der Abrechnung

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