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Hohe Nachzahlung

Betriebs­kos­ten­ab­rechnung: Wie man sich wehren kann

Quelle: Ebermann/panthermedia.net
Betriebskosten sind häufig höher, als Mieter gedacht hätten - doch ab und an sind die Rechnungen fehlerhaft. Dagegen können Mieter aber vorgehen.
© Quelle: Ebermann/panthermedia.net

Häufig sind Betriebs­kos­ten­ab­rech­nungen des Vermieters mit einer Nachzahlung verbunden. Wir zeigen die häufigsten Rechnungs­fehler und erklären, wann und wie Mieter dagegen vorgehen können.

Eine tolle Wohnung in guter Lage – und sogar erschwinglich. Dieses Glück dämpft sich manchmal Monate später: mit der ersten Betriebskostenabrechnung. Diese Kosten sollten eigentlich bereits in der Monatsmiete enthalten sein, werden nicht selten aber relativ gering angesetzt. Eine satte Nachzahlung ist die Folge – und der Mietpreis steigt, nur eben umgelegt.

Dabei kommt es immer wieder vor, dass die Rechnungen fehlerhaft sind, weiß Norbert Schönleber. Der Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht ist Mitglied des Geschäftsführenden Ausschusses der Arbeitsgemeinschaft Mietrecht und Immobilien im Deutschen Anwaltverein (DAV) und sagt: „Empirische Untersuchungen gibt es hierzu nicht, doch kommen fehlerhafte Betriebskostenabrechnungen immer wieder vor. Das zeigt allein schon die häufige Beschäftigung der Gerichte mit diesem Thema.“

Welche Kosten Betriebskosten sind

Grundsätzlich gilt: Mieter müssen nur Betriebskosten zahlen, die auch im Mietvertrag vereinbart wurden. Daher kann sich ein Abgleich lohnen. Kosten für die folgenden Leistungen dürfen überhaupt nur in die Betriebskostenrechnung aufgenommen werden:

  • Heizungs-, Wasser- und Warmwasserkosten,
  • Kosten für einen Aufzug,
  • Müllabfuhr, Straßenreinigung und Entwässerung,
  • die Grundsteuer,
  • die Beleuchtung,
  • Schornsteinreinigung und Gartenpflege,
  • Hauswart/Hausmeister,
  • Antenne oder Kabelfernsehen,
  • Hausreinigung und Ungezieferbekämpfung sowie
  • Sach- und Haftpflichtversicherungen.

Wer also für andere Leistungen zahlen soll, generell Zweifel an der Richtigkeit der Abrechnung hat oder einfach genauer nachvollziehen will, wie es zu der geforderten Summe kommt, muss sich an den Vermieter wenden. Dabei muss diesem aber keinesfalls böse Absicht unterstellt werden – Fehler können sich auch aus Versehen einschleichen.

Häufige Fehler in Nebenkostenabrechnungen

  • Verwaltungskosten sind nie Betriebskosten, also muss der Mieter diese auch nicht zahlen. Hierzu gehören etwa Bankgebühren, das Porto, aber auch Telefonkosten oder jene für die Hausverwaltung.
  • Wartungskosten sollten genau angeschaut werden. Wartungsarbeiten wie jene am Fahrstuhl zählen zwar zu den Betriebskosten, doch verbergen sich hinter dem Begriff hin und wieder auch Reparaturkosten, für die der Vermieter alleine aufkommen muss. Eine Aufschlüsselung dieser Kosten kann verlangt werden.
  • Doppelberechnung ist etwa beim Hausmeister möglich. So zählen einzelne Arbeiten zu dessen Aufgaben (Treppenhausreinigung, Pflege des Hofs). Sollte hierfür ein externer Dienstleister beauftragt worden sein und wird er zusätzlich zum Hausmeister abgerechnet, kann man sich dagegen wehren.
  • Wohnungen werden anteilig berechnet. Sollten Wohnungen leer stehen, muss der Vermieter für die Betriebskosten in diesen vier Wänden aufkommen. Gleiches gilt natürlich auch, wenn der Vermieter selber eine Wohnung im Haus bewohnt.
  • Heizkosten als Spezialfall:

Ein Großteil der Betriebskosten macht das Heizen aus. Und Mieter können gegen hohe Heizkosten kaum etwas unternehmen – auch wenn die Anlage veraltet ist. Mietrechtsexperte Schönleber empfiehlt daher, sich bereits beim Einzug den Energieausweis zeigen zu lassen. „Unabhängig davon verschlechtert sich eine Heizungsanlage aber auch im Laufe der Jahre – da hilft zunächst nur die regelmäßige an den Vermieter gerichtete Bitte, an dem Zustand etwas zu verbessern.“ Denn erst wenn der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit bei der Heizanlange überschritten sei, könne man andere Mittel ergreifen, so Norbert Schönleber.

Späte Abrechnung: Vermieter braucht guten Grund

Darf ein Vermieter seinem Mieter die Betriebs­kos­ten­ab­rechnung auch mehr als ein Jahr nach Ende des Abrech­nungs­zeit­raums schicken, wenn er die Abrechnung verspätet von der Verwaltung erhält? Unter Umständen, sagt der Bundes­ge­richtshof (BGH).

In einem aktuellen Fall unterlag ein Vermieter aller­dings vor Gericht. Er rechnete die Betriebs­kosten für die Jahre 2010 und 2011 gegenüber der Mieterin erst mit Schreiben vom 7. Dezember 2013 ab, nachdem die Wohnungs­eigentümerge­mein­schaft erst kurz zuvor den Beschluss über die Jahres­ab­rech­nungen der Wohnungs­eigentümer gefasst hatte.

Dennoch forderte er die jewei­ligen Abrech­nungs­zeiträume Nachzah­lungen von der Mieterin.

Der BGH entschied jedoch, dass der Vermieter einer Eigen­tums­wohnung grundsätzlich auch dann innerhalb der Jahres­frist über die Betriebs­kosten abzurechnen hat, wenn der Beschluss der Wohnungs­eigentümer über die Jahres­ab­rechnung noch nicht vorliegt. Nur wenn der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat, was er beweisen muss, kann er nach Ablauf der Frist noch eine Nachfor­derung geltend machen.

Im vorlie­genden Fall konnte der Vermieter aller­dings nicht belegen, dass er für die Verspätung nichts kann. Unter anderem gab er nicht an, was er veran­lasst hat, nachdem für ihn im Laufe des Jahres 2010 erkennbar wurde, dass die bisherige Hausver­waltung die Wohngeld­ab­rechnung, die er als Grundlage für die von ihm selbst erstellte Betriebs­kos­ten­ab­rechnung benötigte, nicht recht­zeitig vorlegen würde oder die schließlich erstellte Abrechnung so fehlerhaft war, dass sie sich nicht als Grundlage für die Betriebs­kos­ten­ab­rechnung eignete.

Zu hohe Nebenkosten: Wie Mieter vorgehen sollten

  1. Einjahresfrist zum Widerspruch

Zunächst muss die Frist zum Wider­spruch einge­halten werden, um überhaupt gegen Betriebs­kos­ten­rech­nungen vorzu­gehen. Rechts­anwalt Schönleber erklärt: „Der Vermieter darf die Betriebs­kos­ten­ab­rechnung innerhalb des Folge­jahres an den Mieter senden. Gleich­zeitig gilt: Der Mieter hat anschließend wiederum ein Jahr Zeit, um gegen womöglich zu hohe Betriebs­kosten vorzu­gehen.“ Dabei sei es nicht ausschlag­gebend, ob der fällige Betrag bereits an den Vermieter überwiesen worden sei, sagt Schönleber. „Eine Zahlung gilt hier keines­falls als Schuld­eingeständnis.“

  1. Recht auf Einsicht in die Originalbelege

Ohne in die Origi­nal­belege zu blicken, kann ein Mieter schwer mögliche Fehler in der Rechnung nachweisen. Der Vermieter muss ihm aber Zugang zu diesen Belegen gewähren, sollte der Mieter Zweifel an der Richtigkeit haben. Das entschied vor wenigen Jahren das Amtsge­richt München (AZ.: 412 C 34593/08). Dabei ist es möglich, dass der Vermieter einen Teil in Kopie verschickt, die weiteren Unter­lagen aber zur Einsicht in seinen Räumlich­keiten bereit­stellt, wie das Amtsge­richt Wiesbaden entschied (AZ.: 93 C 3906/12). Diese kann der Mieter dann kopieren oder fotogra­fieren, etwa per Handy, und zu Hause nachprüfen.

  1. Fachkundige Unterstützung – und zur Not der Gang vor Gericht

Hier weist Rechts­anwalt Norbert Schönleber aber darauf hin, dass sich diese Mühe lohnen muss: „Wenn es sich um kleine Beträge handelt, geht die Kosten-Nutzen-Rechnung womöglich nicht auf. Denn die Belege sind oft schwer nachzu­voll­ziehen.“ Und dann braucht es meist fachkundige Unterstützung. Sollte sich der Vermieter weigern, von Zahlungs­for­de­rungen seiner­seits zurückzuweichen, bleibt schließlich noch der Gang vor Gericht.

Für die Folgejahre: Anpassungen der Betriebskosten durch den Vermieter

Sollten Betriebs­kosten nachzu­zahlen sein – und sind diese korrekt aufgeführt – kommt es häufig vor, dass Vermieter für das Folgejahr diese Zahlen als Grundlage nehmen, um den monat­lichen Abschlag zu erhöhen. Das hat den Vorteil, dass nicht auf einmal ein ganzer Schwung Geld überwiesen werden muss, sondern sich die Summe auf zwölf Monate verteilt.

Und auch Mieter können den Vermieter um diesen Schritt bitten, sollte dieser ihn nicht von sich aus ergreifen. Fachanwalt Schönleber: „Das ist ja im Interesse beider Parteien. Ich kann mir nicht vorstellen, dass sich ein Vermieter dagegen wehrt."

BGH-Urteil: Beweis­pflicht für Neben­kosten-Nachfor­derung liegt beim Vermieter

Mit einem signalträchtigen Urteil hat der Bundesgerichtshof bewiesen, dass Mieter sich gegen überzogene Forderungen bei der Betriebskostenabrechnung zur Wehr setzen sollten. Das Urteil stellt klar: Wenn Stromanbieter oder Vermieter extrem hohe Nachforderungen bei den Nebenkosten stellen, müssen sie dafür zuerst Beweise erbringen, bevor der Mieter zahlen muss.

Das entschied der Bundesgerichtshof (AZ.: BGH VIII ZR 189/17). In dem Fall, der in Karlsruhe im Februar 2018 verhandelt wurde, sollten Mieter einer Dreizimmer-Wohnung mehr als 5000 Euro an Heizkosten für einen Zeitraum von zwei Jahren nachzahlen. Die Fläche ihrer Wohnung in dem Mehrfamilienhaus entsprach nur etwa zwölf Prozent der Gesamtwohnfläche, trotzdem sollte das Paar über 40 Prozent der gesamten Heizkosten zahlen. Der klagende Vermieter verweigerte den Mietern die Einsicht in die Nebenkostenabrechnung und bekam vor dem Landgericht Darmstadt in vorheriger Instanz sogar Recht.

Der BGH hob das Urteil aus Darmstadt wieder auf und übte gleich­zeitig deutliche Kritik an der Entscheidung. Die Vorsit­zende sprach von einem Urteil, dass sie "sprachlos gemacht" habe. Vor allem, dass der klagende Vermieter seine Forde­rungen hätte beweisen müssen, das in der Vorin­stanz aber nicht getan hatte, störte den BGH. Allein aus diesem Grund hätte das Landge­richt die Klage abweisen müssen. Außerdem hätte der Vermieter die Einsicht in die Abrech­nungen nicht verweigern dürfen. Mieter hätten grundsätzlich ein umfas­sendes Einsichts­recht in Neben­kos­ten­ab­rech­nungen.

Haben Sie eine Betriebskostenabrechnung erhalten, die fehlerhaft ist und suchen nun anwaltlichen Rat? Dann finden Sie hier eine Mietrechtsexpertin oder einen Mietrechtsexperten ganz in Ihrer Nähe.

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