Weihnachtsfeier: Kann Arbeitgeber Kosten absetzen?

Weihnachts­feiern bringen Teams zusammen und sind auch ein Dankeschön der Arbeitgeber an ihre Mitarbeiter. Bei Weihnachts­feiern fallen in den meisten Fällen Kosten an, etwa für den Restau­rant­besuch, das Essen, Getränke oder Geschenke für die Mitarbeiter. Diese Kosten müssen Arbeitgeber aber nicht unbedingt selbst tragen. „Arbeitgeber können die Kosten für Weihnachts­feiern in der Regel als Betriebs­ausgaben steuerlich absetzen, wenn sie sich an einige Vorgaben halten“, sagt der Rechts­anwalt Sebastian Korts von der Arbeits­ge­mein­schaft Steuerrecht im Deutschen Anwalt­verein (DAV).  

Was muss man beim Absetzen der Kosten für eine Weihnachtsfeier beachten?

Wenn Arbeitgeber die Kosten für eine Weihnachtsfeier steuerlich absetzen wollen, müssen sie alle Mitarbeiter zur Weihnachtsfeier einladen. Ob dann tatsächlich alle Arbeit­nehmer teilnehmen, ist steuer­rechtlich unwichtig. Auch spielt es keine Rolle, wo und wie die Weihnachtsfeier stattfindet.

Außerdem darf die Weihnachtsfeier höchstens die zweite Betriebs­ver­an­staltung im laufenden Jahr sein. Natürlich ist es Arbeit­gebern erlaubt, mehr als zwei Betriebsfeste pro Jahr zu veranstalten, aber nur zwei dieser Feste erkennen die Finanzämter als lohnsteu­erfrei an.

Die Kosten für eine Weihnachtsfeier dürfen die Freigrenze von 110 Euro pro Teilnehmer nicht übersteigen. Es handelt sich hier um den Brutto­betrag. Von diesem Betrag muss man die Umsatz­steuer heraus­rechnen, so dass die Freigrenze bei 92,44 Euro netto liegt.

Arbeitgeber müssen die Kosten für die Weihnachtsfeier zusammen­zählen und dann durch die Anzahl der Mitarbeiter dividieren, die an der Feier teilnehmen oder sich zumindest angemeldet hatten. Auch angemeldete Mitarbeiter, die dann aber doch nicht teilnehmen, werden als Teilnehmer gezählt.

Kosten für Weihnachtsfeier steuerlich absetzen: Welche Kosten fließen in die Freigrenze ein?

Die Freigrenze von 110 Euro brutto hat der Bundes­fi­nanzhof (BFH) 2013 in zwei Urteilen bestätigt und zugleich indirekt erweitert (AZ: VI R 94/10, VI R 7/11). Denn dem BFH zufolge fließen nur bestimmte  Kosten in die Berechnung der Freigrenze ein. Dazu gehören zum Beispiel die Kosten für das, was die Teilneh­menden konsumieren. Auch kleine Geschenke im Wert von bis zu 40 Euro brutto, die der Arbeitgeber an die Mitarbeiter auf der Weihnachtsfeier verteilt, zählen bei der Berechnung der Freigrenze.

Demgegenüber fließen in die Freigrenze die Kosten etwa für die Organi­sation der Weihnachtsfeier oder die Saalmiete nicht ein.

Arbeitgeber dürfen natürlich auch die Minijobber, die vielleicht in ihrem Betrieb arbeiten, zur Weihnachtsfeier einladen. Für Minijobber gelten keine besonderen Regeln, was sich allerdings ändern kann, wenn die Kosten für die Weihnachtsfeier die Freigrenze von 110 Euro brutto pro Mitarbeiter überschreiten.

„Soweit der Minijobber ohne Weihnachtsfeier schon den maximalen Betrag ausgenutzt hat, überscheitet dieser bei einer Weihnachtsfeier mit einem Wert von beispielsweise 160 Euro die Regelungen für Minijobber“, sagt Steuer­rechts­experte Sebastian Korts. „Damit muss der Arbeitgeber zumindest für den Monat, in dem die Weihnachtsfeier stattge­funden hat, Lohnsteuer zahlen und Sozial­abgaben abführen. Denn dann wird das ganze Anstel­lungs­ver­hältnis wie ein normales Anstel­lungs­ver­hältnis gewertet.“

Über das Thema Betriebs­ausflüge können Sie sich hier informieren.