NDA: Schutz von Informa­tionen durch Geheim­hal­tungs­ver­ein­ba­rungen

Niemand lässt sich gerne in die Karten schauen. Dies gilt im Besonderen für Unternehmen, deren Erfolg darauf basiert, dass zentrale Techno­logien oder Ideen nicht bekannt werden und so von Mitbewerbern auch nicht kopiert werden können. Andererseits lassen sich Geschäftsideen oft nicht aus dem Stand und ohne fremde Hilfe umsetzen. Das gilt beispielsweise für die technische oder kreative Umsetzung sowie die Gewinnung von Investoren und Koopera­ti­ons­partnern.

Die eigene Idee, das Know-how oder auch ein bereits erworbener Kundenstamm müssen Fremden gegenüber offenbart werden, damit aus der Geschäftsidee ein Geschäft wird. In dieser Situation empfiehlt sich der Abschluss einer Geheim­hal­tungs­ver­ein­barung - auch Non-Disclosure-Agreement, kurz: NDA - genannt.

Warum ist eine Geheim­hal­tungs­ver­ein­barung sinnvoll?

Das Gesetz sieht den Schutz von Betriebs­ge­heim­nissen vor, zum Beispiel in § 17 des Gesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) und als Folge allgemeiner Rücksicht­nah­me­pflichten im Rahmen von (vor-)vertrag­lichen Beziehungen, ohne dass diese ausdrücklich festge­halten sein müssen.

Gerade weil aber die Betriebs­ge­heimnisse so zentral für das Unternehmen sein können, sollten Streitig­keiten über den Bestand und die Reichweite solcher Geheim­hal­tungs­pflicht vermieden und die Frage eindeutig und ausdrücklich geregelt werden. Dies kann dann entweder als eigenständiges Dokument oder als Klausel im Vertrag oder den Allgemeinen Geschäfts­be­din­gungen erfolgen.

Was sollte man in einem NDA aufnehmen?

Hierbei besteht dann eine Vielzahl an Gestal­tungs­mög­lich­keiten. Zumeist genügt die Erstellung eines kleinen Sets von Vorlagen, die immer wieder zum Einsatz kommen (zum Beispiel Mitarbeiter-NDA, Kunden-NDA und Partner-NDA). Wie weitreichend die geregelten Geheim­hal­tungs­ver­pflich­tungen sind, hängt davon ab, wie brisant die offenbarten Informa­tionen sind und welche Folgen drohen, wenn die Geheim­haltung gebrochen wird.

Typischerweise wird in einem NDA zunächst definiert, wann eine Information als geheim gilt. Hier kann neben einer allgemeinen Formulierung auch konkret Bezug auf bestimmte Unterlagen, etwa Konzepte oder Kunden­listen, genommen werden.

Darüber hinaus sollte ein NDA weitere Bestim­mungen enthalten, die den konkreten Umgang mit diesen vertrau­lichen Informa­tionen Daten regeln. Zentral ist hierbei beispielsweise die Weitergabe an Dritte, die Voraus­setzung der Speicherung, sowie die Sicherheit der Informa­tionen beim Empfänger. Letztendlich sollte auch geregelt werden, wie lange die Verpflich­tungen bestehen und was nach Ihrem Auslaufen mit den übermit­telten Informa­tionen geschehen soll, insbesondere welche Rückgabe- oder Löschungs­pflichten bestehen.

Unternehmen: Wie kann man eine Geheim­haltung durchsetzen?

Wirklich Farbe bekennen müssen die Vertrags­parteien aber bei der Frage, ob eine Vertrags­strafe aufgenommen werden soll. Da Schäden aus der Verletzung einer Geheim­hal­tungs­pflicht sich im Einzelfall nur schwer nachweisen lassen, schafft erst die Verein­barung einer Vertrags­strafe die Notwen­digkeit, dass Vereinbarte auch tatsächlich zu beachten. Andernfalls läuft das NDA Gefahr, zur unverbind­lichen Absichts­er­klärung zu werden. Zu beachten ist dabei: Vertrags­strafen sind in einigen Rechts­ord­nungen nicht oder nur bis zu einer bestimmten Höhe zulässig, da sie nicht vom Nachweis eines tatsäch­lichen Schadens abhängen.

Wen sollte man zur Geheim­haltung verpflichten?

Wenn vertrauliche Informa­tionen effektiv geschützt werden sollen, dann darf es keine Lücken geben. Jeder, dem die geheimen Informa­tionen offenbart werden, ist entsprechend zu verpflichten werden, darunter etwa freie Mitarbeiter, externe Berater, Koopera­ti­ons­partner, Kunden und sonstige Vertrags­partner.

Bei Erfindungen oder Produkt­ge­stal­tungen, die später als Patent oder Design eingetragen werden sollen, ist der Abschluss eines NDA sogar zwingend, denn eingetragen werden nur „Neuheiten“, die noch nicht bekannt sind. Wurde die Idee gegenüber einer Person kommuniziert, die nicht zur Geheim­haltung verpflichtet ist, kann dies einer künftigen Eintragung entgegen­stehen.

Geben beide Vertrags­partner Ideen preis, bietet sich an, ein beidseitiges NDA abzuschließen. Das bedeutet: Beide Vertrags­partner verpflichten sich wechsel­seitig, Informa­tionen und Ideen geheim zu halten. Ein solches Entgegen­kommen stärkt das gegenseitige Vertrauen in die Vertrags­be­ziehung.

NDA: Was ist im Unternehmen zu tun?

Die Wirkungen eines NDA verpuffen da, wo im eigenen Unternehmen der Umgang mit den zu schützenden Informa­tionen vernach­lässigt wird. Es sind sowohl technische als auch organi­sa­to­rische Maßnahmen erforderlich, darunter etwa Vorkeh­rungen für die IT-Sicherheit und Mitarbei­ter­in­for­ma­tionen zur Kennzeichnung der Dokumente als geheim­hal­tungs­be­dürftig.

Fazit

Das NDA entzieht die relevante Frage der Geheim­haltung elementarer Betriebs­ge­heimnisse der Unsicherheit einer fragmen­ta­rischen gesetz­lichen Regelung. Ein Abschluss ist daher unbedingt zu empfehlen. Selbst wenn seine Sankti­ons­mög­lich­keiten begrenzt sein sollten, weil keine Vertrags­strafe vereinbart wurde, sensibi­lisiert das NDA die Verpflichteten für die Geheim­hal­tungs­be­dürf­tigkeit der erfassten Informa­tionen.