Wann müssen Arbeit­nehmer Fortbil­dungs­kosten zurück­zahlen?

Eine Klausel zur Rückzahlung von Fortbil­dungs­kosten, die in Betriebs­ver­ein­ba­rungen festgelegt ist, benach­teiligt einen Arbeit­nehmer dann unange­messen, wenn die Rückzah­lungs­klausel nicht differenziert.

Eine solche Klausel ist nur dann wirksam, wenn die Pflicht zur Rückzahlung nur eintritt, wenn der Arbeit­nehmer das Nichtbe­stehen selbst zu verant­worten hat. Hier liegt also die rechtliche Grenze von Rückzah­lungs­ver­pflich­tungen in Betriebs­ver­ein­ba­rungen, so das Landes­ar­beits­gericht Nieder­sachsen am 29. Oktober 2014 (AZ: 17 Sa 274/14). Betroffene Arbeit­nehmer haben also Chancen, von der Pflicht zur Rückzahlung loszukommen. Das berichtet die Arbeits­ge­mein­schaft Arbeitsrecht im Deutschen Anwalt­verein.

Pflicht zur Rückzahlung von Fortbil­dungs­kosten in Betriebs­ver­ein­barung?

In dem Fall, der dem Landes­ar­beits­gericht Nieder­sachsen vorlag, nahm der Mitarbeiter an einer „Fortbildung zum Rettungs­as­sis­tenten“ teil. Die Abschluss­prüfung bestand er endgültig nicht.

In der Betriebs­ver­ein­barung gab es eine Rückzah­lungs­klausel. Nach der Rückzah­lungs­klausel mussten die Arbeit­nehmer die Kosten für eine Fortbildung erstatten, wenn sie ohne Erfolg daran teilge­nommen hatten. Die Rückzah­lungs­klausel differen­zierte nicht danach, wer die erfolglose Teilnahme zu verant­worten hat. Danach war auch eine Pflicht zur Rückzahlung denkbar, wenn der Arbeit­nehmer wegen einer Erkrankung die Fortbildung nicht bestand.

Das Landes­ar­beits­gericht in Hannover verpflichtete den Arbeitgeber, die Fortbil­dungs­kosten doch zu übernehmen. Der Arbeit­nehmer sei durch die Rückzah­lungs­klausel in der Betriebs­ver­ein­barung unange­messen benach­teiligt. Sie differenziere nicht nach den Gründen des Nichtbe­stehens. Eine Rückzah­lungs­klausel müsse jedoch am Verhalten des Arbeit­nehmers und seiner Verant­wortung ansetzen, um gültig zu sein, so das Landes­ar­beits­gericht.

Dies ist auch die gängige Rechtsprechung des Bundes­ar­beits­ge­richts. Wäre die Betriebs­ver­ein­barung von einem Anwalt überprüft worden, hätte der Anwalt den Arbeitgeber darauf hinweisen können, dass die Rückzah­lungs­klausel unwirksam wäre.

Rückzah­lungs­klausel: Höhe der Kosten muss ersichtlich sein

Auch das Arbeits­gericht Köln hat sich mit der Rückzah­lungs­klausel eines Unternehmens befasst. Demnach sind solchen Klauseln nur wirksam, wenn der Arbeit­nehmer darin die Gründe, aus denen er die Kosten für eine Fortbildung zurück­zahlen muss, ebenso wie die Höhe erkennen kann. Die Anforde­rungen, die an dieses sogenannte Transpa­renzgebot einer Rückzah­lungs­ver­ein­barung zu stellen sind, dürfen jedoch nicht überzogen sein. Außerdem dürfen sie den Arbeit­nehmer nicht unange­messen benach­teiligen.

Unter Hinweis auf eine Entscheidung des Arbeits­ge­richts Köln vom 8. April 2016 (AZ: 1 Ca 1486/15) erklärt die Deutsche Anwalt­auskunft die Voraus­set­zungen. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeit­nehmer können sich daran orientieren.

1. Die exakten Kosten der Fortbildung müssen nicht der Höhe nach angegeben werden.

2. Die Berech­nungs­grundlagen müssen genau bezeichnet werden. Dies bedeutet, dass die genauen Positionen angegeben werden müssen. Dazu gehören etwa

- Lehrgangs­ge­bühren

- Fahrt- und Unterbrin­gungs­kosten

- Verpfle­gungs­kosten

3. Nicht möglich ist, lediglich „Kosten und Gebühren (Lehrgangs-und Prüfungs­ge­bühren)“ der Fortbildung aufzuführen. Dadurch ist nicht nachzu­voll­ziehen, um welche konkreten „Kosten“ es sich hierbei im Einzelnen handeln soll und wie die einzelnen Kosten­po­si­tionen berechnet werden.

4. Üblicherweise sind auch Angaben wie die „eventuell anfallende Stornie­rungs­gebühr“ sei „in voller Höhe zu erstatten“ zu ungenau. Es muss angegeben werden, in welcher Höhe diese Kosten bei einer Fortbildung anfallen können.

Rückzah­lungs­ver­ein­ba­rungen, die diesen Anforde­rungen nicht genügen, sind zu unkonkret und daher unwirksam.

Pflicht zur Rückzahlung von Fortbil­dungs­kosten: Ein Anwalt kann helfen

Eine wirksame Zahlungs­klausel differenziert nach dem Verant­wor­tungs­bereich der erfolglosen Teilnahme und ist transparent. Es muss für den Arbeit­nehmer ersichtlich sein, in welchen Fällen für ihn die Pflicht zur Rückzahlung eintritt. Zudem muss er die Kosten­po­si­tionen erkennen können.

Als Fazit lässt sich festhalten, dass es strenge Anforde­rungen an die Formulierung von Rückzah­lungs­klauseln gibt. Zahlreiche gängige Rückzah­lungs­klauseln dürften unwirksam sein. Eine indivi­duelle Verein­barung mit dem jeweiligen Mitarbeiter könnte besser sein. Aber auch hier gibt es Grenzen. Betroffene haben also die Möglichkeit, von ihrer Erstat­tungs­pflicht befreit zu werden.

Arbeitgeber lassen Rückzah­lungs­klauseln am besten im Vorfeld von einer Rechts­an­wältin oder einem Rechts­anwalt prüfen.

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