Betriebs­kos­ten­ab­rechnung: Wie Sie sich wehren können

Eine tolle Wohnung in guter Lage – und sogar erschwinglich. Dieses Glück dämpft sich manchmal Monate später: mit der ersten Betriebs­kos­ten­ab­rechnung. Diese Kosten sollten eigentlich bereits in der Monatsmiete enthalten sein, werden nicht selten aber relativ gering angesetzt. Eine satte Nachzahlung ist die Folge – und der Mietpreis steigt, nur eben umgelegt.

Dabei kommt es immer wieder vor, dass die Rechnungen fehlerhaft sind, weiß Norbert Schönleber. Der Fachanwalt für Miet- und Wohnungs­ei­gen­tumsrecht ist Mitglied des Geschäfts­füh­renden Ausschusses der Arbeits­ge­mein­schaft Mietrecht und Immobilien im Deutschen Anwalt­verein (DAV) und sagt: „Empirische Untersu­chungen gibt es hierzu nicht, doch kommen fehlerhafte Betriebs­kos­ten­ab­rech­nungen immer wieder vor. Das zeigt allein schon die häufige Beschäf­tigung der Gerichte mit diesem Thema.“

Welche Kosten Betriebs­kosten sind

Grundsätzlich gilt: Mieter müssen nur Betriebs­kosten zahlen, die auch im Mietvertrag vereinbart wurden. Daher kann sich ein Abgleich lohnen. Kosten für die folgenden Leistungen dürfen überhaupt nur in die Betriebs­kos­ten­rechnung aufgenommen werden:

• Heizungs-, Wasser- und Warmwasserkosten,
• Kosten für einen Aufzug,
• Müllabfuhr, Straßenreinigung und Entwässerung,
• die Grundsteuer,
• die Beleuchtung,
• Schornsteinreinigung und Gartenpflege,
• Hauswart/Hausmeister,
• Antenne oder Kabelfernsehen,
• Hausreinigung und Ungezieferbekämpfung sowie
• Sach- und Haftpflichtversicherungen.

Wer also für andere Leistungen zahlen soll, generell Zweifel an der Richtigkeit der Abrechnung hat oder einfach genauer nachvoll­ziehen will, wie es zu der geforderten Summe kommt, muss sich an den Vermieter wenden. Dabei muss diesem aber keinesfalls böse Absicht unterstellt werden – Fehler können sich auch aus Versehen einschleichen.

Häufige Fehler in Nebenkos­ten­ab­rech­nungen

• Verwaltungskosten sind nie Betriebskosten, also muss der Mieter diese auch nicht zahlen. Hierzu gehören etwa Bankgebühren, das Porto, aber auch Telefonkosten oder jene für die Hausverwaltung.
• Wartungskosten sollten genau angeschaut werden. Wartungsarbeiten wie jene am Fahrstuhl zählen zwar zu den Betriebskosten, doch verbergen sich hinter dem Begriff hin und wieder auch Reparaturkosten, für die der Vermieter alleine aufkommen muss. Eine Aufschlüsselung dieser Kosten kann verlangt werden.
• Doppelberechnung ist etwa beim Hausmeister möglich. So zählen einzelne Arbeiten zu dessen Aufgaben (Treppenhausreinigung, Pflege des Hofs). Sollte hierfür ein externer Dienstleister beauftragt worden sein und wird er zusätzlich zum Hausmeister abgerechnet, kann man sich dagegen wehren.
• Wohnungen werden anteilig berechnet. Sollten Wohnungen leer stehen, muss der Vermieter für die Betriebskosten in diesen vier Wänden aufkommen. Gleiches gilt natürlich auch, wenn der Vermieter selber eine Wohnung im Haus bewohnt.
• Heizkosten als Spezialfall:

Ein Großteil der Betriebs­kosten macht das Heizen aus. Und Mieter können gegen hohe Heizkosten kaum etwas unternehmen – auch wenn die Anlage veraltet ist. Mietrechts­experte Schönleber empfiehlt daher, sich bereits beim Einzug den Energie­ausweis zeigen zu lassen. „Unabhängig davon verschlechtert sich eine Heizungs­anlage aber auch im Laufe der Jahre – da hilft zunächst nur die regelmäßige an den Vermieter gerichtete Bitte, an dem Zustand etwas zu verbessern.“ Denn erst wenn der Grundsatz der Wirtschaft­lichkeit bei der Heizanlange überschritten sei, könne man andere Mittel ergreifen, so Norbert Schönleber.

Zu hohe Nebenkosten: Wie Mieter vorgehen sollten

1. Einjahresfrist zum Widerspruch

Zunächst muss die Frist zum Widerspruch eingehalten werden, um überhaupt gegen Betriebs­kos­ten­rech­nungen vorzugehen. Rechts­anwalt Schönleber erklärt: „Der Vermieter darf die Betriebs­kos­ten­ab­rechnung innerhalb des Folgejahres an den Mieter senden. Gleich­zeitig gilt: Der Mieter hat anschließend wiederum ein Jahr Zeit, um gegen womöglich zu hohe Betriebs­kosten vorzugehen.“ Dabei sei es nicht ausschlag­gebend, ob der fällige Betrag bereits an den Vermieter überwiesen worden sei, sagt Schönleber. „Eine Zahlung gilt hier keinesfalls als Schuld­ein­ge­ständnis.“

2. Recht auf Einsicht in die Originalbelege

Ohne in die Original­belege zu blicken, kann ein Mieter schwer mögliche Fehler in der Rechnung nachweisen. Der Vermieter muss ihm aber Zugang zu diesen Belegen gewähren, sollte der Mieter Zweifel an der Richtigkeit haben. Das entschied vor wenigen Jahren das Amtsgericht München (AZ.: 412 C 34593/08). Dabei ist es möglich, dass der Vermieter einen Teil in Kopie verschickt, die weiteren Unterlagen aber zur Einsicht in seinen Räumlich­keiten bereit­stellt, wie das Amtsgericht Wiesbaden entschied (AZ.: 93 C 3906/12). Diese kann der Mieter dann kopieren oder fotogra­fieren, etwa per Handy, und zu Hause nachprüfen.

3. Fachkundige Unterstützung – und zur Not der Gang vor Gericht

Hier weist Rechts­anwalt Norbert Schönleber aber darauf hin, dass sich diese Mühe lohnen muss: „Wenn es sich um kleine Beträge handelt, geht die Kosten-Nutzen-Rechnung womöglich nicht auf. Denn die Belege sind oft schwer nachzu­voll­ziehen.“ Und dann braucht es meist fachkundige Unterstützung. Sollte sich der Vermieter weigern, von Zahlungs­for­de­rungen seinerseits zurück­zu­weichen, bleibt schließlich noch der Gang vor Gericht.

Für die Folgejahre: Anpassungen der Betriebs­kosten durch den Vermieter

Sollten Betriebs­kosten nachzu­zahlen sein – und sind diese korrekt aufgeführt – kommt es häufig vor, dass Vermieter für das Folgejahr diese Zahlen als Grundlage nehmen, um den monatlichen Abschlag zu erhöhen. Das hat den Vorteil, dass nicht auf einmal ein ganzer Schwung Geld überwiesen werden muss, sondern sich die Summe auf zwölf Monate verteilt.

Und auch Mieter können den Vermieter um diesen Schritt bitten, sollte dieser ihn nicht von sich aus ergreifen. Fachanwalt Schönleber: „Das ist ja im Interesse beider Parteien. Ich kann mir nicht vorstellen, dass sich ein Vermieter dagegen wehrt."

Mit einem signal­trächtigen Urteil hat der Bundes­ge­richtshof bewiesen, dass Mieter sich gegen überzogene Forderungen bei der Betriebs­kos­ten­ab­rechnung zur Wehr setzen sollten. Das Urteil stellt klar: Wenn Stroman­bieter oder Vermieter extrem hohe Nachfor­de­rungen bei den Nebenkosten stellen, müssen sie dafür zuerst Beweise erbringen, bevor der Mieter zahlen muss.

Das entschied der Bundes­ge­richtshof (AZ.: BGH VIII ZR 189/17). In dem Fall, der in Karlsruhe im Februar 2018 verhandelt wurde, sollten Mieter einer Dreizimmer-Wohnung mehr als 5000 Euro an Heizkosten für einen Zeitraum von zwei Jahren nachzahlen. Die Fläche ihrer Wohnung in dem Mehrfa­mi­li­enhaus entsprach nur etwa zwölf Prozent der Gesamt­wohn­fläche, trotzdem sollte das Paar über 40 Prozent der gesamten Heizkosten zahlen. Der klagende Vermieter verweigerte den Mietern die Einsicht in die Nebenkos­ten­ab­rechnung und bekam vor dem Landgericht Darmstadt in vorheriger Instanz sogar Recht.

Der BGH hob das Urteil aus Darmstadt wieder auf und übte gleich­zeitig deutliche Kritik an der Entscheidung. Die Vorsitzende sprach von einem Urteil, dass sie "sprachlos gemacht" habe. Vor allem, dass der klagende Vermieter seine Forderungen hätte beweisen müssen, das in der Vorinstanz aber nicht getan hatte, störte den BGH. Allein aus diesem Grund hätte das Landgericht die Klage abweisen müssen. Außerdem hätte der Vermieter die Einsicht in die Abrech­nungen nicht verweigern dürfen. Mieter hätten grundsätzlich ein umfassendes Einsichtsrecht in Nebenkos­ten­ab­rech­nungen.

Haben Sie eine Betriebs­kos­ten­ab­rechnung erhalten, die fehlerhaft ist und suchen nun anwalt­lichen Rat? Dann finden Sie hier eine Mietrechts­expertin oder einen Mietrechts­experten ganz in Ihrer Nähe.